10 steg till en lugnare arbetsdag

10 steg till en lugnare arbetsdag är en kurs i tio korta avsnitt som vart och ett utgör ett steg på vägen till mindre stress och mer fokus. Vill du lära dig mer om hur du får en lugnare arbetsdag? Anmäl dig till vår kurs via Skype for business.

Steg 1

Det första steget är både det enklaste och kanske också det svåraste. Det är att börja varje dag med den viktigaste arbetsuppgiften. Genom att identifiera den viktigaste arbetsuppgiften och sedan ägna den första delen av din arbetsdag till den får du en lugn och fokuserad start på dagen. En av våra kursdeltagare sa ”När det viktigaste väl är gjort 

Steg 2

Steg 2 på vägen till en lugnare arbetsdag är en enkel manöver i din mail. Stäng helt enkelt av alla signaler/aviseringar för inkommande mail och meddelanden. Genom att stänga av signalerna hjälper du din hjärna att fokusera på den arbetsuppgift som du valt att göra. Klicka här så  hittar du instruktioner om hur du gör om du har Outlook (i rutan till höger på sidan). 

Steg 3

Handen på hjärtat – vet du hur många gånger per dag du kollar din mail? 10 gånger? 15? 20 eller fler? Det tredje steget på vägen till en lugnare arbetsdag är helt enkelt: Välj själv när du ska läsa och svara på dina mail, och gör det så få gånger som möjligt under en arbetsdag.

Steg 4

Se över din mötesagenda! Gå igenom din kalender de närmaste veckorna och se över alla inbokade möten.
-          Finns det möten som du inte behöver delta i?
-          Finns det möten där det räcker att du är med en del av tiden?
-          Vilka möten kan du förkorta?
-          Finns det mötespunkter som kan ersättas av annan kommunikation?
-          På vilket sätt kan du effektivisera de möten du deltar i?
Om ni är en grupp som vill ha mer effektiva möten så kan Direxio hjälpa till. Läs mer om vår kurs Effektiva möten här.

Steg 5

Oavsett utgångspunkt - fundera alltid på om ett visst möte kan hållas via Skype, via en virtuell mötestjänst eller via telefon. Du sparar både arbetstid och kostnader genom att använda tillgänglig teknik på ett kreativt sätt.
Direxio erbjuder dig möjligheten att gå vår kurs i Medvetet arbetssätt via Skype for business. Kursen omfattar 3 kurstillfällen á 2 timmar via Skype + 30 min personlig coachning efter varje kurstillfälle. Läs mer och anmäl dig här.

Steg 6

Lämna jobbet på jobbet. Oftast är det avsaknad av arbetsro som är problemet på arbetsplatsen; att man hela tiden blir störd av kollegor, pågående samtal och inkommande mail (om du inte redan stängt av signalerna för inkommande mail kan du gå till Steg 1 i kursen, så hjälper vi dig med det).
Om du ”måste” ta med dig jobbet hem; tänk först att det är ju tur att du inte är busschaufför, kirurg eller djurskötare. Bestäm sen, innan du börjar ditt ”hemarbete”, hur länge du ska jobba, och sluta sen när du bestämt dig för att sluta. Om du inte hunnit ”klart” kan det vänta tills i morgon. Livet är mer än arbete.

Steg 7

Planera större delen av din arbetstid i kalendern. Bestäm först hur lång tid du ska ägna åt varje uppgift, lägg in den i kalendern och följ sen din plan. Om du upptäcker att det ”händer” saker som gör att du inte kan följa din plan: fundera på vad som händer och boka sen av ett rimligt antal timmar varje dag för ”oförutsett”.  Oavsett ditt utgångsläge är analys och planering alltid första steget för att nå en förbättring.

Steg 8

Den sk Pomodoro-metoden är bra att känna till om du behöver jobba flera timmar i sträck med en och samma arbetsuppgift. I korthet handlar det om att dela upp långa arbetspass i kortare perioder. 25 minuters koncentrerat arbete följs av några minuters paus. Under pausen ska du INTE göra någon annan arbetsuppgift – det gäller alltså att hålla fingrarna borta från telefonen och mailkorgen och inte heller inleda ett samtal med någon kollega. Ta ett glas vatten, titta ut genom fönstret, sträck på kroppen – och jobba sedan koncentrerat i 25 minuter till. Efter fyra sådana arbete+paus-pass är det dags för en längre paus. För dig som vill läsa mer om den här effektiva metoden finns en bok (på engelska), läs mer här.

Steg 9

Fundera på vilka jobbvanor du har som hjälper dig till en effektivare arbetsdag och vilka jobbvanor som snarare är ovanor. Behöver du börja med någon ny vana för att din arbetsdag ska fungera bättre? Vilken vana skulle det vara?

Steg 10

Det kan vara frestande att tänka att det bara ”händer” saker hela tiden och att du inte kan styra över det. Det är ju också helt sant att vi inte kan styra över allt som händer. Därför blir det som vi kan styra över ännu viktigare.
Att ha en känsla av kontroll påverkar din hälsa både mentalt och fysiskt. Därför är det så viktigt att du tar kontroll över det som du själv kan besluta om – t ex om du ska kolla mailen 15 gånger per dag eller 5 gånger per dag. Eller vilken som är den viktigaste arbetsuppgiften just nu och vilken tid på dagen du bäst arbetar med en koncentrationskrävande arbetsuppgift.
Ingen annan än du kan hantera ditt liv så att det blir rimligt. En präst, Reinhold Niebuhr, skrev år 1926 en bön som brukar kallas Sinnesro-bönen. 
Den är väldigt enkel och samtidigt väldigt klok: ”Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan förändra, mod att förändra det jag kan och förstånd att inse skillnaden.”
Ingen annan än du vet vad din gräns går, när just du börjar känna dig stressad och må dåligt på jobbet. Så använd råden i de föregående stegen och ta kontroll över din arbetsdag i så stor utsträckning som möjligt. För om inte du har koll över din arbetstid och dina arbetsuppgifter – vem ska då ha det?

Medvetet arbetssätt -
gå kursen via Skype for business!

Tre kurstillfällen om 2 timmar + personlig coachning. Info om nästa start hittar du här!